Wenn Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner über Ihre Urlaubs- oder Betriebsschließungszeiten informieren wollen, geht das sehr einfach, und zwar mit Ihrer E-Mail-Signatur. Eine Signatur ist ein Text, der bei jedem Mailversand automatisch am Ende der E-Mail eingefügt und mit versendet wird.
Eine Signatur in Outlook zu erstellen ist ganz leicht. Die Funktionen sind etwas versteckt. Damit Sie nicht lange danach suchen, zeige ich Ihnen in 9 Schritten, wie es funktioniert:
- Sie klicken oben links auf „Datei“.
- Sie wählen in der Seitenleiste „Optionen“ aus.
- Sie klicken in dem neuen Fenster links auf „E-Mail.
- Unter „Nachricht verfassen“ (siehe Foto) klicken Sie auf den Button „Signaturen“.
- Mit einem Klick auf „Neu“ erstellen Sie eine neue Signatur.
- Benennen Sie Ihre Signatur (z.B. Urlaub)
- Im unteren Textfeld geben Sie nun Ihren Text ein, z. B: „Wir machen Urlaub vom 20. Dezember 2014 bis zum 2. Januar 2015“
- Oben rechts wählen Sie zum Abschluss das E-Mail Konto aus, auf das die Signatur angewendet werden soll. Dort legen Sie auch fest, ob Sie die Signatur nur bei neuen Nachrichten anwenden wollen oder auch bei Antworten und Weiterleitungen.
- Bestätigen Sie jetzt mit OK, und schon haben Sie sichergestellt, dass Ihre Kunden und Geschäftspartner Bescheid wissen.
Um eine Signatur für Yahoo Mail oder GMX-Freemail zu erstellen, öffnen Sie Ihr Account, klicken auf „Einstellungen“ (bei Yahoo rechts oben im Rädchen versteckt und bei GMX links unten). Dort finden Sie den Menüpunkt Signatur. Bei Yahoo können Sie zusätzlich auswählen, ob sie eine Plan-Text-Signatur, also ausschließlich einen Text oder eine Rich-Text-Signatur, also einen nach Größe, Schriftart und anderen Kriterien formatierbaren Text eingeben wollen.
Wie schon in meinem Blogbeitrag „Kennen Sie Kiss“ erklärt, ist bei geschäftlichen E-Mails die Signatur ein absolutes Muss und enthält Folgendes:
- Den genauen Namen der Firma inklusive Rechtsform (wie im Handelsregister eingetragen)
- Die Anschrift der Gesellschaft.
- Das Registergericht und die Nummer (wie im Handelsregister eingetragen)
- Die Namen aller Geschäftsführer und gegebenenfalls der Aufsichtsratsvorsitzenden mit vollem Namen.
- Bei Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist (z.B. GmbH & Co. KG) sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft.
Nicht zwingend erforderlich aber nützlich sind folgende Angaben:
- Telefonnummer
- Telefaxnummer
- E-Mail Adresse
- Webadresse
Ich wünsche Ihnen eine „kreative“ Woche und viel Spaß beim Gestalten Ihrer ganz persönlichen Signatur.
Die Welt ist die Signatur des Wortes. (Heinrich Heine)