Kennen Sie das KISS-Prinzip?

Der elektronische Brief hat den postalischen Schriftverkehr weitgehend verdrängt. Er ist E-Mail_s(1)sowohl in unserem Alltag als auch in der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Genau wie Briefe sollen nicht-private E-Mails aussagekräftig und korrekt sein und klare Botschaften enthalten. Sie ersparen dem Empfänger Zeit und erleichtern das Verständnis.

Mit den folgenden Tipps gebe ich Ihnen einen kleinen Leitfaden zum Verfassen von geschäftlichen E-Mails in die Hand. Und das KISS-Prinzip erklärt sich Ihnen ganz sicher während des Lesens 🙂

Tipp Nr. 1: Betreff

Formulieren Sie einen aussagekräftigen, kurzen „Betreff“. So erkennt der Empfänger sofort Ihr Anliegen , bevor er die E-Mail liest. Auch E-Mails an Freunde und Familie werden mit einem Betreff versehen. Vermeiden Sie endlose Präfix-Ketten (Re: AW, Re(2), AW,AW ). Abkürzungen und technischen Fachwörter im Betreff sind ein „No-Go“.

Tipp Nr. 2: Anrede und Grußformel

Lassen Sie sich hier etwas einfallen. Ein „Guten Tag“ anstelle des klassischen „Sehr geehrter“ wirkt Wunder. Moderne Floskeln wirken individueller.

Vermeiden Sie Makros! Wer möchte schon mit „Hallo Herr / Frau Sabine Müller“ angesprochen werden?

Sollte der Empfänger mehrere Titel tragen, z.B. Professor Dr. Müller, so wird bei der Anrede nur der höchste Titel genannt, in diesem Fall Professor Müller.

Tipp Nr. 3: Einleitung

Beginnen Sie keine E-Mail mit „ich“, „wir“, „hiermit“ oder „mit diesem Schreiben“. Auch die Floskeln „Bezug nehmend auf“ oder „Beiliegend übersenden wir“ gehören der Vergangenheit an. Vermeiden Sie unnötige Einleitungssätze. Sie sind nicht nur antiquiert, sondern auch störend.

Tipp Nr. 4: Verständlichkeit

Keep It Short and Simple! Einfache und kurze Sätze haben sich fürs Lesen am Bildschirm durchgesetzt. Zehn bis zwölf Wörter, nur ein Gedanke pro Satz und wenig Nebensätze sind optimal.

Beginnen Sie einen neuen Absatz, wenn eindeutig ein neues Thema beginnt. Das erspart dem Leser Zeit und erleichtert das Verständnis.

Achten Sie beim Inhalt darauf, dass das Wichtigste immer am Anfang der E-Mail steht und nicht erst im Anhang. Stellen Sie sicher, dass der Leser versteht, um was es geht und wie er nun reagieren soll.

Streichen Sie nichtssagende Adjektive wie ein „entsprechendes“ Angebot.

Substantive wirken gestelzt. Wer heute noch „in Rechnung stellt“ anstatt zu „berechnen“ wirkt altmodisch und träge.

Konjunktive (was wäre wenn?) wirken auf den Empfänger unverbindlich. Wer sich „über eine Rückmeldung freuen würde“, schreibt besser, dass er sich „über eine Rückmeldung freut“!

Sprechen Sie den Kunden direkt an. Er steht im Mittelpunkt. Nicht „wir liefern“  sondern „Sie erhalten“. Eine Allensbach-Studie hat ergeben, dass der Leser einen Brief im „Sie-Stil“ besser versteht. An Stelle von „Mit der Bitte um Weiterleitung an Herrn Müller“ bietet sich an: “Bitte leiten Sie die Unterlagen an Herrn Müller weiter. Vielen Dank.“

Schreiben Sie aktiv und bildhaft. „Was meinen Sie dazu?“ klingt für mich einladender als „Mit der Bitte um Stellungnahme“ und „Danke für unser nettes Telefongespräch“ gefällt mir besser als „Bezug nehmend auf unser Telefonat“.

Tipp Nr. 5 Smileys
Sogenannte Emoticons werden gerne zur Unterstreichung von einer Aussage genutzt. Sie verdeutlichen die Gefühls-Lage des Schreibers. Im Geschäftsbereich sollte dies allerdings vermieden werden. Oder wie würden Sie reagieren, wenn Sie eine Offerte erhalten und dahinter steht: Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung 😀

Tipp Nr. 6 Schlusssatz
Fassen Sie die Aussage Ihrer E-Mail noch einmal kurz zusammen oder schlagen Sie weitergehende Schritte vor.

Signalisieren Sie dem Empfänger Ihre Wertschätzung, indem Sie sich die Mühe einer individuellen Verabschiedung machen. Wie angenehm liest sich sich morgens „Einen erfolgreichen Tag wünscht Ihnen“, tagsüber „Sonnige Grüße nach“ oder nachmittags „Einen schönen Feierabend und freundliche Grüße“, oder freitags „Ein angenehmes Wochenende“.

Tipp Nr. 7 Anlagen
Was Anlagen betrifft, denken Sie daran, ab zirka 500 KB die Datenmenge zu komprimieren. Der Empfänger dankt es Ihnen, wenn Sie seinen Posteingang schonen. Erwähnen Sie im Text immer, um was es sich beim Anhang handelt. Niemand macht gerne E-Mail-Attachment-Wundertüten auf.

Tipp Nr. 8 Signatur
Eine Signatur mit Ihren Kontaktangaben ist bei einer geschäftlichen E-Mail ein absolutes Muss. Im normalen Briefverkehr übernimmt diese Aufgabe das Briefpapier. Informationen hierzu gibt es im Internet. Bei den meisten E-Mail-Programmen lässt sich eine Vorlage für die Signatur bereits abspeichern.

Tipp Nr. 9 Fehlerteufel
Prüfen Sie unbedingt noch die Rechtschreibung, bevor Sie Ihre E-Mail verschicken.

 

Lieber Leser, was meinen Sie?  Ist dieser Blogbeitrag „KISS-Prinzip“ tauglich?  Lassen Sie es mich wissen.

Ich wünsche Ihnen eine kurzweilige Woche,

Anette

Etwas Kurz-Gesagtes kann die Frucht und Ernte von vielem
Lang-Gedachten sein.

(Friedrich Nietzsche 1844-1900, deutscher Philosoph, Dichter)

 

3 Gedanken zu „Kennen Sie das KISS-Prinzip?

  1. Elo

    Huhu Anette,
    jetzt hab ich auch mal deinen blog gelesen – cooler Anfang, weiter so 🙂
    Machts dir mehr Spaß oder ist es vor allem belastend?
    Bist du dir mit der Anrede doch noch nicht sicher? Ist in deinem Bereich auch gar nicht so einfach – gibt Pros und Conts für beides, stimmts? :))
    Aber du schaffst das! – Ich hoffe, es geht dir heut schon besser und du hast einen erfolgreichen Tag!
    Freu mich auf Dienstag und bin froh, dass wir uns kennengelernt haben!
    Ganz liebe Grüße,
    Elo
    PS: Wofür sind die HTML-Tags gut, die du hier unter der Kommentarfunktion aufgelistet hast??? – Ach, die gute alte Informatik…

    Antworten
    1. p234339 Artikelautor

      Liebe Elo,
      lieben Dank für dein Feedback. Also das Schreiben der Blogs macht mir sehr viel Spaß. Dass mir das Schreiben so viel Freude bereitet, hätte ich vorher nicht gedacht. Ich bin dann im Flow und sitze bis zu 6 Stunden an einem Beitrag. Ich recherchiere, suche passende Bilder raus, ergänze oder nehme weg. Meistens finde ich am nächsten Tag noch irgendetwas, was ich verbessere, sei es ein Schreib- oder Satzzeichenfehler. Manchmal gefällt mir auch eine andere Beschreibung besser. Dann ersetze ich sie.

      Und du hast Recht: Ich bin mir nicht sicher, ob „Sie“ oder „Du“. Habe von meinen 7 bisher veröffentlichen Beiträgen nur bei einem das „Du“ gewählt. Was meinst du? Soll ich umschwenken? Ist das persönlicher oder finden die Leser das zu persönlich?

      Musste ein bisschen länger Auszeit nehmen als gedacht, aber seit ein paar Stunden bin ich wieder einigermaßen fit. Bin auch froh, dass wir uns jetzt kennen und das mit den HTML-Tags erklären ich dir, wenn wir uns Dienstag treffen, ja?

      Ganz liebe Grüße zurück,
      Anette

      Antworten
      1. Elo

        Ja, cool, ich brauch da noch ziemlich viel Nachhilfe – zum Beispiel hätt ich fast nicht die Stelle hier wiedergefunden, wo mein Kommentar und deine Antwort darauf ist… :(((
        Hmm, das mit dem Du oder Sie ist so ne Sache – in deinem Bereich ist das Sie auf jeden Fall eher üblich. Ob es auch nötig ist? Du gefällt MIR persönlich immer besser… Frage ist, ob du dir damit potentielle Kunden abturnst weil sie es vielleicht zu unprofessionell finden –
        Andererseits kann andersrum das Gleiche passieren. Wahrscheinlich liegt die Wahrheit wie immer in deinem Bauch 🙂 – Was ist in dir? Womit fühlst du dich mehr wie du selbst???
        Freu mich auf morgen!
        Musst mir nur noch deine Adresse schicken…
        Gruß, Elo

        Antworten

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.