Unterlagen: Was kann jetzt weg?

OrdnerJedes Jahr im Januar werden die Buchhaltungsordner neu angelegt. Dies ist auch gleichzeitig ein guter Zeitpunkt zum Aufräumen. Die Ordner des vergangenen Jahres wandern ins Archiv. Und hier kann man schauen: Was kann jetzt weg? Welche Unterlagen darf ich vernichten? Hierzu habe ich im Internet eine hilfreiche Tabelle zum Berechnen der Aufbewahrungsfristen gefunden:

https://www.blitzarchiv.de/aufbewahrungspflicht_aufbewahrungsfristen.html

Für elektronische Schriftstücke gelten übrigens dieselben steuerlichen wie für Geschäftsunterlagen in Papierform.

Buchhaltungsunterlagen und die dazugehörigen Belege müssen „leserlich“ aufbewahrt werden. Thermopapier hat die Eigenschaft, dass der Aufdruck innerhalb weniger Jahre verblasst. Deshalb ist es ratsam, von Belegen auf Thermopapier Kopien anzufertigen, bevor es bei einer eventuellen Betriebsprüfung Diskussionen über den Abzug von Betriebsausgaben oder Vorsteuer gibt.

Ist ein Beleg verloren gegangen, darf man einen Eigenbeleg erstellen und vermerken, wodurch und in welcher Höhe die Kosten entstanden sind. Und wer noch einen Kontoauszug beifügt, hat gute Karten, seinen Betriebsausgabenabzug nicht zu verlieren.

Wurden Belege aufgrund höherer Gewalt vernichtet und kann kein Ersatz beschafft werden, zeigt sich das Finanzamt meist großzügig. Wer allerdings erst Jahre später bei einer Betriebsprüfung erklärt, er habe die Unterlagen z.B. wegen eines Wasserschadens verloren, klingt nicht sehr glaubwürdig. Deshalb am besten das Finanzamt sofort informieren, wenn Unterlagen „ertrunken“ sind.

Wie sieht es im Privatbereich aus?

Private Belege müssen grundsätzlich nicht aufbewahrt werden. Eine Ausnahme besteht nur, wenn ein privates Konto auch zur Verbuchung betrieblicher Einnahmen verwendet wird. Wer seine Privatkonten in einem solchen Fall nicht zehn Jahre lang aufbewahrt, muss sich im Zweifel Gewinnzuschätzungen des Finanzamts gefallen lassen.

Auch wenn es für privaten Unterlagen keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt, empfiehlt es sich, die Belege im eigenen Interesse z.B. bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist oder Garantie aufzubewahren. Bei wertvollen Gegenständen, die von der Hausratversicherung umfasst werden, sollten die Rechnungen aufbewahrt werden, solange der Gegenstand existiert.

Und was sollte man auch als Privatperson niemals wegwerfen?

  • Schul- und Ausbildungszeugnisse
  • Steuerbescheid (dient als Einkommensnachweis zur Vorlage bei anderen Behörden, z.B. wegen Erziehungsgeld/ Elterngeld, Leistungen nach BAföG; enthält auch andere wichtige Daten wie z.B. Zahlungen an die Rentenkasse)
  • Rentenbescheide
  • lückenlose Dokumentation des beruflichen Werdeganges durch Arbeitszeugnisse oder Dienstzeitenbestätigungen
  • aktuell gültiger Personalausweis sowie Kopien von Reisepass, Personalausweis und Führerschein
  • Geburtsurkunde
  • Taufschein
  • Heiratsurkunde
  • ärztliche Gutachten
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten
  • Unterlagen für die Rentenberechnung;
    • Sozialversicherungsunterlagen (den jährlich vom Arbeitgeber versendeten Sozialversicherungsnachweis)
    • Arbeitsverträge, Ausbildungsverträge
    • Gehaltsabrechnungen
    • Schul-, Ausbildungs- und Studienbescheinigungen
    • Immatrikulationsbescheinigungen, sozialabgabepflichtige Jobs vom Start der Ausbildung
    • Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten

Ich wünsche euch diese Woche viel Spaß beim Anlegen eurer Ordner für das neue Jahr und hoffe, ihr habt einen guten Schredder für das Vernichten der Unterlagen, deren Frist abgelaufen ist.

Anette

Heute mal wieder ein Zitat von meinem Lieblingsdichter:

Es ist nicht genug, zu wissen, man muß auch anwenden; es ist nicht genug, zu wollen, man muß auch tun.

(Johann Wolfgang von Goethe)

 

Ein Gedanke zu „Unterlagen: Was kann jetzt weg?

  1. Martina Peter

    Der Blog ist, wie alles von Büroservice Oberberg, wie immer in hervorragende
    Qualität und bringt großen Nutzen im Büroalltag. Ganz besonders mögen
    meine Mitarbeiterinnen und ich die Zitate ;- )
    Alles Gute für den Start ins neue Jahr !
    Viele Grüße
    Horbach Wirtschaftsberatung
    Finanzplanung für Akademiker
    Martina Peter

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