Der elektronische Brief hat den postalischen Schriftverkehr weitgehend verdrängt. Er ist sowohl in unserem Alltag als auch in der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Genau wie Briefe sollen nicht-private E-Mails aussagekräftig und korrekt sein und klare Botschaften enthalten. Sie ersparen dem Empfänger Zeit und erleichtern das Verständnis.

Mit den folgenden Tipps gebe ich Ihnen einen kleinen Leitfaden zum Verfassen von geschäftlichen E-Mails in die Hand. Und das KISS-Prinzip erklärt sich Ihnen ganz sicher während des Lesens 🙂

Tipp Nr. 1: Betreff

Formulieren Sie einen aussagekräftigen, kurzen „Betreff“. So erkennt der Empfänger sofort Ihr Anliegen , bevor er die E-Mail liest. Auch E-Mails an Freunde und Familie werden mit einem Betreff versehen. Vermeiden Sie endlose Präfix-Ketten (Re: AW, Re(2), AW,AW ). Abkürzungen und technischen Fachwörter im Betreff sind ein „No-Go“.

Tipp Nr. 2: Anrede und Grußformel

Lassen Sie sich hier etwas einfallen. Ein „Guten Tag“ anstelle des klassischen „Sehr geehrter“ wirkt Wunder. Moderne Floskeln wirken individueller.

Vermeiden Sie Makros! Wer möchte schon mit „Hallo Herr / Frau Sabine Müller“ angesprochen werden?

Sollte der Empfänger mehrere Titel tragen, z.B. Professor Dr. Müller, so wird bei der Anrede nur der höchste Titel genannt, in diesem Fall Professor Müller.

Tipp Nr. 3: Einleitung

Beginnen Sie keine E-Mail mit „ich“, „wir“, „hiermit“ oder „mit diesem Schreiben“. Auch die Floskeln „Bezug nehmend auf“ oder „Beiliegend übersenden wir“ gehören der Vergangenheit an. Vermeiden Sie unnötige Einleitungssätze. Sie sind nicht nur antiquiert, sondern auch störend.

Tipp Nr. 4: Verständlichkeit

Keep It Short and Simple! Einfache und kurze Sätze haben sich fürs Lesen am Bildschirm durchgesetzt. Zehn bis zwölf Wörter, nur ein Gedanke pro Satz und wenig Nebensätze sind optimal.

Beginnen Sie einen neuen Absatz, wenn eindeutig ein neues Thema beginnt. Das erspart dem Leser Zeit und erleichtert das Verständnis.

Achten Sie beim Inhalt darauf, dass das Wichtigste immer am Anfang der E-Mail steht und nicht erst im Anhang. Stellen Sie sicher, dass der Leser versteht, um was es geht und wie er nun reagieren soll.

Streichen Sie nichtssagende Adjektive wie ein „entsprechendes“ Angebot.

Substantive wirken gestelzt. Wer heute noch „in Rechnung stellt“ anstatt zu „berechnen“ wirkt altmodisch und träge.

Konjunktive (was wäre wenn?) wirken auf den Empfänger unverbindlich. Wer sich „über eine Rückmeldung freuen würde“, schreibt besser, dass er sich „über eine Rückmeldung freut“!

Sprechen Sie den Kunden direkt an. Er steht im Mittelpunkt. Nicht „wir liefern“  sondern „Sie erhalten“. Eine Allensbach-Studie hat ergeben, dass der Leser einen Brief im „Sie-Stil“ besser versteht. An Stelle von „Mit der Bitte um Weiterleitung an Herrn Müller“ bietet sich an: “Bitte leiten Sie die Unterlagen an Herrn Müller weiter. Vielen Dank.“

Schreiben Sie aktiv und bildhaft. „Was meinen Sie dazu?“ klingt für mich einladender als „Mit der Bitte um Stellungnahme“ und „Danke für unser nettes Telefongespräch“ gefällt mir besser als „Bezug nehmend auf unser Telefonat“.

Tipp Nr. 5 Smileys
Sogenannte Emoticons werden gerne zur Unterstreichung von einer Aussage genutzt. Sie verdeutlichen die Gefühls-Lage des Schreibers. Im Geschäftsbereich sollte dies allerdings vermieden werden. Oder wie würden Sie reagieren, wenn Sie eine Offerte erhalten und dahinter steht: Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung 😀

Tipp Nr. 6 Schlusssatz
Fassen Sie die Aussage Ihrer E-Mail noch einmal kurz zusammen oder schlagen Sie weitergehende Schritte vor.

Signalisieren Sie dem Empfänger Ihre Wertschätzung, indem Sie sich die Mühe einer individuellen Verabschiedung machen. Wie angenehm liest sich sich morgens „Einen erfolgreichen Tag wünscht Ihnen“, tagsüber „Sonnige Grüße nach“ oder nachmittags „Einen schönen Feierabend und freundliche Grüße“, oder freitags „Ein angenehmes Wochenende“.

Tipp Nr. 7 Anlagen
Was Anlagen betrifft, denken Sie daran, ab zirka 500 KB die Datenmenge zu komprimieren. Der Empfänger dankt es Ihnen, wenn Sie seinen Posteingang schonen. Erwähnen Sie im Text immer, um was es sich beim Anhang handelt. Niemand macht gerne E-Mail-Attachment-Wundertüten auf.

Tipp Nr. 8 Signatur
Eine Signatur mit Ihren Kontaktangaben ist bei einer geschäftlichen E-Mail ein absolutes Muss. Im normalen Briefverkehr übernimmt diese Aufgabe das Briefpapier. Informationen hierzu gibt es im Internet. Bei den meisten E-Mail-Programmen lässt sich eine Vorlage für die Signatur bereits abspeichern.

Tipp Nr. 9 Fehlerteufel
Prüfen Sie unbedingt noch die Rechtschreibung, bevor Sie Ihre E-Mail verschicken.

 

Lieber Leser, was meinen Sie?  Ist dieser Blogbeitrag „KISS-Prinzip“ tauglich?  Lassen Sie es mich wissen.

Ich wünsche Ihnen eine kurzweilige Woche,

Anette

Etwas Kurz-Gesagtes kann die Frucht und Ernte von vielem
Lang-Gedachten sein.

(Friedrich Nietzsche 1844-1900, deutscher Philosoph, Dichter)